Digitaler Einstellungstest – Eventmanagement

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Regel: 12 Punkte möglich. Bestanden ab 8 Punkten. Die Szenariofrage zählt bis zu 3 Punkte.

1. Ein VIP kommt 40 Minuten zu spät, während ein Programmpunkt live läuft. Was tust du zuerst?

Programm sofort stoppen. VIP diskret empfangen, Ablaufleitung informieren, Einbindung nur nach passendem Cue. Moderator spontan improvisieren lassen. VIP ignorieren.

2. Zwei Stunden vor Einlass fällt das Catering aus. Was ist professionell?

Schuldige suchen. Backup aktivieren, Menü reduzieren, Kommunikation vorbereiten. Event absagen. Weniger Essen ausgeben und hoffen.

3. Location ist für 300 Personen zugelassen, angemeldet sind 290. Kunde will 120 Gäste zusätzlich. Was sagst du?

Nicht möglich ohne neue Freigabe oder Alternative. Geht, wenn Gäste stehen. Kunde soll Verantwortung übernehmen. Security soll weniger genau zählen.

4. Budget wird von 48.000 € auf 41.000 € gekürzt, gleiche Leistung wird verlangt. Was tust du?

Heimlich Qualität senken. Leistungsumfang transparent priorisieren und Risiken erklären. Einfach zusagen. Lieferanten später drücken.

5. Bei einem Outdoor-Event zieht Gewitter auf. Bühne ist besetzt. Was ist richtig?

Weiterlaufen lassen. Sicherheitskonzept aktivieren, Lage bewerten, ggf. unterbrechen oder räumen. Publikum abstimmen lassen. Technik entscheidet allein.

6. Ein Sponsor droht mit Vertragsstrafe wegen falsch platziertem Logo. Erste Maßnahme?

Vertrag/Leistungsplan prüfen, Sofortkorrektur bewerten, dokumentiert kommunizieren. Schuld auf Grafikagentur schieben. Logo heimlich entfernen. Ignorieren bis nach dem Event.

7. Drei Dienstleister geben widersprüchliche Informationen. Was ist am gefährlichsten?

Eine kleine Verzögerung. Keine klare Entscheidungskette und keine zentrale Ablaufleitung. Zu viele Walkie-Talkies. Ein genervter Kunde.

8. Ein Gast stürzt, blutet leicht, will aber weiterfeiern. Was tust du?

Weiterfeiern lassen. Sanitätsdienst/Erste Hilfe informieren, Vorfall dokumentieren, Risiko bewerten. Nur Taschentuch geben. Security entfernt ihn sofort.

9. Welche Kennzahl ist nach einem Business-Event am aussagekräftigsten?

Anzahl der Luftballons. Zielerreichung: Leads, Feedback, No-show-Rate, Budgetabweichung. Nur Likes auf Instagram. Bauchgefühl vom Chef.

10. Was ist der größte Fehler in der finalen Eventplanung?

Zu viele Snacks. Risiken nicht dokumentieren und keine Verantwortlichkeiten festlegen. Zu frühe Anreise. Namensschilder alphabetisch sortieren.

11. Szenariofrage: Am Einlass bildet sich eine lange Warteschlange, online beschweren sich Gäste, der Kunde wird nervös. Beschreibe deine ersten 5 Maßnahmen.